Lập kế hoạch bán hàng (P4): Xây dựng ngân sách bán hàng

1. Khái niệm ngân sách bán hàng

Ngân sách bán hàng được hiểu là một kế hoạch toàn diện và phối hợp, thể hiện các mối quan hệ tài chính cho các hoạt động và nguồn lực của doanh nghiệp trong một thời gian cụ thể trong tương lai nhằm đạt được các mục tiêu bán hàng đề ra. 

Ngân sách bán hàng cụ thể hoá các hoạt động bán hàng của doanh nghiệp thông qua ngôn ngữ tiền tệ. Ngân sách bán hàng thực chất là bản kế hoạch tài chính các hoạt động bán hàng được xác định cho một khoảng thời gian hoặc cho một chương trình, chiến dịch bán hàng.

Ngân sách bán hàng của doanh nghiệp bao gồm hai loại chính: ngân sách chi phí bán hàng và ngân sách kết quả bán hàng.

Ngân sách chi phí bán hàng cho biết tất cả các yếu tố chi phí theo chức năng có liên quan đến hoạt động bán hàng, thực hiện doanh số.

Ngân sách kết quả dựa trên cơ sở mục tiêu bán hàng và các hoạt động bán hàng để dự trù các phương án doanh số và kết quả.

Về cơ bản, ngân sách bán hàng có một số vai trò quan trọng sau:

Thứ nhất: lập ngân sách bán hàng tạo đường hướng chỉ đạo cho hoạt động của các cá nhân và bộ phận bán hàng của doanh nghiệp. Ngày nay, các doanh nghiệp khuyến khích và thu hút mọi nhân viên bán hàng tham gia xây dựng ngân sách bán hàng và xây dựng chương trình hành động nhằm nâng cao tính chủ động và sáng tạo của tất cả mọi người.

Thứ hai: ngân sách bán hàng cho phép phối hợp đồng bộ các cấp, các bộ phận trong doanh nghiệp triển khai thực hiện mục tiêu bán hàng.

Thứ ba: ngân sách bán hàng giúp doanh nghiệp tăng cường công tác kiểm soát hoạt động bán hàng thông qua các chỉ tiêu tài chính. Ngân sách bán hàng giúp các nhà quản trị bán hàng đánh giá chính xác hoạt động, từ đó có các quyết định phù hợp.

2. Phương pháp xác định ngân sách bán hàng

Để xác định ngân sách bán hàng, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau. Cụ thể:

Dựa trên các chỉ tiêu chi phí và kết quả của các kỳ trước. Nhà quản trị bán hàng căn cứ vào các định mức chi phí và kết quả bán hàng của các kỳ trước, kết hợp với mục tiêu bán hàng của kỳ kế hoạch để dự trù các khoản chi, thu. Ví dụ ngân sách bán hàng sẽ gia tăng 10% khi mục tiêu bán hàng doanh số gia tăng 7%. Trong đó các khoản gia tăng tập trung chủ yếu vào phát triển thị trường mới nếu phần doanh số gia tăng đến từ các thị trường mới.

Theo đối thủ cạnh tranh. Một số ngân sách bán hàng phải được hoạch định dựa trên cơ sở chi phí và kết quả của các đối thủ cạnh tranh nhằm giữ vững vị trí của doanh nghiệp trên thị trường. Những ngân sách quảng cáo, hoa hồng cho đại lý, khuyến mại... thường dựa trên cơ sở phân tích chi phí của đối thủ cạnh tranh để quyết định. Ví dụ ngân sách quảng cáo của công ty sẽ chiếm từ 5-7% doanh số vì đây là mức trung bình trong ngành. Trong trường hợp doanh nghiệp muốn gia tăng thị phần của mình thì ngân sách này thông thường sẽ phải cao hơn các đối thủ cạnh tranh.

Phương pháp khả chi. Ngân sách bán hàng được xác định dựa trên cơ sở tính toán các khoản cần phải chi đáp ứng yêu cầu của hoạt động bán hàng. Doanh nghiệp sẽ cân nhắc mục tiêu, sau đó nghiên cứu các hoạt động phải làm. Từ đó lấy báo giá và lên phương án phí. Tính toán theo phương pháp này doanh nghiệp phải thiết lập ngân sách dự phòng vì các khoản dự trù chi thường khó sát hoàn toàn với thực chi.

Phương pháp hạn ngạch. Doanh nghiệp lên các phương án về thu, chi, lợi nhuận sau đó giao cho các đơn vị tự chủ động triển khai lập ngân sách trong giới hạn hạn ngạch được giao. Ví dụ doanh nghiệp giao khoán mức chi bán hàng tối đa là 7% doanh số, vượt quá hạn ngạch này thì hoạt động bán hàng sẽ không hiệu quả cho doanh nghiệp. Các đơn vị sẽ cụ thể hoá các phương án chi nhằm đạt được đồng thời hai mục tiêu: đạt về doanh số và chi trong hạn ngạch cho phép.

Phương pháp tăng từng bước. Ngân sách bán hàng sẽ được phê duyệt theo nguyên lý gia tăng dần dần theo thời gian với lý do mức độ cạnh tranh trong bán hàng ngày càng gia tăng và doanh nghiệp phải chấp nhận giảm dần tỷ lệ lợi nhuận của mình.

3. Nội dung ngân sách bán hàng

Nội dung ngân sách bán hàng bao gồm các chỉ tiêu về doanh thu bán hàng, chi phí bán hàng, dự toán kết quả bán hàng: lãi gộp, lợi nhuận, tỷ lệ sinh lời, tốc độ quay vòng vốn...

Ngân sách chi phí bán hàng

Có nhiều cách thức phân loại ngân sách chi phí bán hàng: phân loại theo chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp, tiếp cận theo chi phí cố định và chi phí biến đổi.

Theo cách phân loại chi phí trực tiếp và gián tiếp, ngân sách chi phí bán hàng bao gồm ba nhóm chính:

Nhóm 1: Ngân sách chi phí liên quan trực tiếp đến việc bán hàng: như lương và hoa hồng của nhân viên bán hàng, chi phí bán hàng, chi phí huấn luyện đào tạo...

Nhóm 2: Ngân sách chi phí xúc tiến bán hàng: bao gồm các chi phí liên quan trực tiếp đến các hoạt động xúc tiến bán hàng như quảng cáo, các chương trình khuyến mại,...

Nhóm 3: Ngân sách chi phí quản lí hành chính: bao gồm các chi phí liên quan đến hoạt động quản lý, hành chính của lực lượng bán hàng bao gồm cả các chi phí nghiên cứu thị trường, chi phí tiền lương và thưởng cho nhân viên và quản lý hành chính, các chi phí thuê văn phòng, chi phí khấu hao tài sản...

Theo cách tiếp cận chi phí cố định và chi phí biến đổi, ngân sách chi phí bán hàng bao gồm hai loại chính:

Loại 1: Ngân sách chi phí cố định hay còn gọi là định phí: định phí là những khoản chi không biến đổi hoặc ít biến đổi theo doanh số và sản lượng bán hàng. Đây là những khoản chi phí được hiểu là dù doanh số bằng không thì doanh nghiệp vẫn phải chi trả các khoản phí này. Các khoản chi phí cố định thường được xác định theo hạng mục và nội dung chi phí. Chi phí cố định trong bán hàng thường bao gồm các khoản chính như sau:

Khấu hao tài sản cố định

Chi thuê địa điểm

Chi thuê văn phòng

Chi phí thuê kho bãi

Quỹ lương cơ bản (lương cố định) và bảo hiểm xã hội

Chi phí lãi vay (với các khoản vay trung và dài hạn)

Chi phí nghiên cứu phát triển, nghiên cứu thị trường (nếu có quy định cụ thể về mức chi hàng năm).

Các khoản phí và lệ phí cố định hàng tháng, hàng năm (ví dụ chi trả tiền nhượng quyền thương mại, chi trả quyền sử dụng tài sản sở hữu trí tuệ...)

Chi phí khác: như các khoản chi phí chi trả trọn gói nếu có. Ví dụ chi phí thuê bao hosting, duy trì tên miền, chi phí thuê bao internet, chi phí chi trả các dịch vụ ngoài trọn gói định kỳ (như chi thuê xe, phương tiện định kỳ, thuê dịch vụ vệ sinh, thuê dịch vụ bảo vệ an ninh,...)

Loại 2: Ngân sách chi phí biến đổi: bao gồm những khoản chi phí thay đổi theo doanh số và sản lượng bán hàng. Các khoản chi phí biến đổi thường bao gồm:

Chi phí quảng cáo

Chi phí khuyến mại bán theo các chương trình cụ thể

Chi phí tiền lương theo năng suất và tiền thưởng

Các khoản hoa hồng trả cho đại lý, đại diện bán

Chi phí vận chuyển, bốc xếp

Chi phí bảo hiểm hàng hoá, bảo hiểm kho bãi...

Chi phí bảo quản hàng hoá

Chi phí tiếp khách, đối ngoại

Chi phí nghiên cứu thị trường (nếu đây là các khoản chi phí phát sinh)

Chi phí vốn lưu động (với các khoản vay ngắn hạn)

Chi phí đào tạo, huấn luyện lực lượng bán hàng

Các chi phí khác

Khi xây dựng ngân sách các khoản chi phí bán hàng, doanh nghiệp sẽ tiến hành xây dựng các định mức chi phí, từ đó xác định các khoản mục chi. Về cơ bản, doanh nghiệp thương mại cần tiến hành xác định một số định mức chi phí cơ bản

TT	Khoản mục	Đơn vị	Ghi chú
I	Các chi phí hoạt động cơ bản
1	Giảm giá cho các trung gian bán hàng (đại lý, siêu thị, cộng tác viên…)	%	Giảm giá trên doanh số bán
2	Phí bốc dỡ hàng hoá	%	Doanh số
3	Văn phòng phẩm (theo nhân viên, theo bộ phận)	Ngàn đồng	Khoán trọn gói hoặc chi theo nhu cầu
4	Phí điện thoại cho nhân viên	Ngàn đồng	Khoán trọn gói hoặc chi theo nhu cầu
5	Phí thuê văn phòng/m2	Ngàn đồng	Theo diện tích thuê
6	Phí thuê kho/m2	Ngàn đồng	Theo diện tích thuê
7	Đơn giá xe vận chuyển	Ngàn đồng	Theo đơn vị sản phẩm
8	Khoảng cách vận chuyển bình quân	Km
9	Chi phí bảo dưỡng xe/tháng	Ngàn đồng	Trọn gói hoặc chi theo nhu cầu
10	Chi phí xăng dầu/lít/xe	Ngàn đồng	Khoán theo km hoặc chi theo nhu cầu
11	Lệ phí cầu đường	Ngàn đồng
12	Phí chuyển tiền qua ngân hàng	%
13	Vốn vay	%	Tổng vốn đầu tư
14	Lãi xuất	%	Theo vốn vay
15	Bảo hiểm hàng tồn	%	Theo lượng dự trữ bình quân
16	Khấu hao xe cộ	Ngàn đồng
17	Khấu hao khác	Ngàn đồng
18	Chi phí sửa chữa bảo dưỡng thiết bị	%
19	Chi phí đào tạo, đi lại, họp	Ngàn đồng
20	Nợ khó đòi/tổng nợ	%	Tính trên doanh số
21	Quỹ lương cơ bản
22	Chi phí BHXH, y tế/lương cơ bản	%
23	Hoa hồng cho lực lượng bán hàng	%	Tính trên doanh số thuần
24	Tài sản cố định	Ngàn đồng	Đơn giá

Về chi phí nhân sự, doanh nghiệp sẽ tiến hành đưa ra giả thiết về nhân sự, từ đó tính toán ngân sách chi cho lực lượng bán hàng.

TT	Vị trí	Số lượng	Lương cơ bản	Phụ cấp	Thưởng	BHYT BHXH		Hoa hồng		Khác		Tổng cộng
1	Giám đốc bán hàng
2	Giám sát bán hàng
3	Trưởng nhóm
4	Nhân viên bán hàng nhóm 1
5	Nhân viên bán hàng nhóm 2
6	Nhân viên bán hàng nhóm 3
7	Giám sát giao nhận
8	Nhân viên nhập đơn hàng
9	Nhân viên phân đơn hàng
10	Giao nhận bằng xe máy
11	Giao nhận bằng xe ô tô 1 tấn
12	Giao nhận xe ô tô 0.5 tấn
13	Giám đốc điều hành
14	Trợ lý
15	Tài xế giám đốc
16	Điều hành nhân sự
17	Quản lý công nợ
18	NV thu nợ
19	Quản lý tồn và nhập hàng
20	Nhập dữ liệu
21	Phân tích dữ liệu
22	NV kế toán
23	Thủ quỹ
24	Thủ kho
25	Bảo vệ
Tổng cộng

Về tài sản cố định, doanh nghiệp phải xác lập danh mục tài sản cố định cần thiết, từ đó lấy báo giá và xác định ngân sách bán hàng.

TT	Loại trang thiết bị	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền
1	Máy vi tính
2	Máy in
3	Máy fax
4	Điện thoại
5	Máy photocopy
6	Máy phát điện
7	Moderm
8	Bàn
9	Ghế
10	Máy điều hoà
11	Quạt
12	Tủ
13	Bàn họp
14	Khác
Tổng

Ngân sách kết quả bán hàng

Ngân sách kết quả bán hàng bao gồm các chỉ tiêu cơ bản.

TT	Chỉ tiêu	Ý nghĩa	Cách tính
1	Doanh số bán hàng	Phản ánh kết quả bán hàng	Doanh số bán hàng = số lượng hàng bán x giá bán
2	Doanh số thuần	Doanh số thực thu về của doanh nghiệp	Doanh số thuần = doanh số bán hàng – các khoản giảm trừ (chiết khấu, thuế giá trị gia tăng...)
3	Giá vốn hàng bán (doanh số nhập kho	Giá mua vào của hàng hoá bán ra	Giá vốn hàng bán = số lượng hàng bán x giá mua vào + các khoản chi phí mua hàng
4	Lãi gộp	Phản ánh hiệu quả của hoạt động bán hàng	Lãi gộp = doanh số thuần – Giá vốn hàng bán
5	Tỷ lệ lãi gộp	Phản ánh hiệu quả của hoạt động bán hàng	Tỷ lệ lãi gộp = Lãi gộp/doanh số thuần
6	Lợi nhuận trước thuế	Phản ánh hiệu quả của hoạt động bán hàng	Lợi nhuận trước thuế = Lãi gộp – chi phí hoạt động của doanh nghiệp (bao gồm cả chi phí bán hàng).
7	Lợi nhuận sau thuế	Phản ánh hiệu quả của hoạt động bán hàng	Lợi nhuận sau thuế = Lợi nhuận trước thuế – Thuế thu nhập doanh nghiệp
8	Tốc độ luân chuyển vốn lưu động	Phản ánh hiệu quả sử dụng vốn lưu động	Tốc độ luân chuyển vốn lưu động = Vốn lưu động bình quân/doanh số thuần

Khi thiết lập ngân sách bán hàng, doanh nghiệp sẽ đưa ra nhiều phương án khác nhau. Thông thường, ba phương án cơ bản được đưa ra theo mức độ đạt được của doanh số:

Phương án 1: Doanh số đạt 100% mục tiêu đề ra

Phương án 2: Doanh số đạt 80% mục tiêu đề ra

Phương án 3: Doanh số đạt 120% mục tiêu đề ra

Các phương án này định hướng quá trình ra quyết định của nhà quản trị khi triển khai thực hiện kế hoạch bán hàng.

Ví dụ dưới đây thể hiện hình thức của ngân sách bán hàng tổng thể của doanh nghiệp thương mại 

Chỉ tiêu	Phương án 1 (doanh số đạt 100%)	Phương án 2 (doanh số đạt 120%)	Phương án 3 (doanh số đạt 80%)
A. Doanh số trung bình tháng
B. Giá vốn (doanh số nhập kho)
C. Lãi gộp (A-B)
D. Chi phí hoạt động
D1. Chi phí bán hàng
D1.1. Lương cho lực lượng bán hàng
D1.2. Chiết khấu bán trên kênh và rủi ro
D2. Các chi phí phân phối
D21: Lương cho đội giao hàng
D22: Chi phí giao nhận từ công ty đến đại lý
D3: Các chi phí hành chính và tổng quát
D31: Lương cho đội ngũ không bán hàng
D32: Chi phí văn phòng
D33: Chi phí đào tạo và hành chính
D34: Chi phí kho bãi
% Chi phí hoạt động trên doanh số
Lãi trước thuế
E. Tài sản cố định
E1:  Vận tải
E2:  Tài sản văn phòng
E3: Pallet cho kho
F. Tài sản hiện tại
F1: Tồn kho
F2: Nợ trên thị trường
G: Tổng vốn đầu tư
G1: Vốn tự có
G2: Vốn vay ngân hàng
H. Các chỉ tiêu tài chính
ROI (return of investment)
ROWC (return of working capital)
Lợi nhuận trước thuế/doanh số